In hun vergadering van 3 juli 1851 stelden de Provinciale Staten van Noord-Holland een instructie voor de archivaris der provincie vast. De eerste die door het onderschrijven van deze instructie archivaris van Noord-Holland werd was dr. P. Scheltema, tevens archivaris van Amsterdam. Tot zijn taak behoorde behalve het beheer van de 'boeken en papieren' van het provinciaal archief ook de inspectie van 'alle archieven van dit gewest, zoowel die van nog bestaande als van vroeger bestaan hebbende corporatien.' Op grond van art. 9 diende hij in mei van elk jaar een verslag in over het afgelopen jaar, waarin hij melding maakte van de toestand van het archief. De minuten van deze jaarverslagen zijn, op enkele na, vanaf 1856 bewaard gebleven. Daarnaast bracht hij verslag uit over verrichte onderzoeken. Van Scheltema verschenen in de 36 jaar, tijdens welke hij als provinciaal archivaris werkzaam was, vele inventarissen. Tevens bracht hij een uitgebreide verzameling kaarten, boeken en handschriften bijeen, in het bijzonder over de waterschappen in Noord-Holland. In hun brief van 9 juli 1885 stelden de Gedeputeerde Staten Provinciale Staten voor geen archivaris meer te benoemen die net als Scheltema tevens archivaris van Amsterdam zou zijn. Ofschoon de Minister van Binnenlandse Zaken had laten weten, dat hij ook in Noord-Holland een rijksarchivaris wilde benoemen, hadden Gedeputeerde Staten de voorkeur voor een provinciaal ambtenaar uitgesproken, omdat de archieven van het graafschap en van de soevereine provincie Holland in het Algemeen Rijksarchief berustten, zodat het zwaartepunt van de werkzaamheden bij de gemeente- en waterschapsarchieven zou komen te liggen. Men kwam tot het compromis, één persoon zowel tot provinciaal- als tot rijksarchivaris te benoemen.