De inventarisatie van het archief van de Gemeenteontvanger werd tot nu toe nooit afgerond. De archieven van de Gemeenteontvanger en het Gemeentebestuur van Haarlem, 1813-1957 zijn vermengd en nu weer moeilijk te scheiden. Beide archieven zouden een serie jaarrekeningen en kohieren moeten hebben. Dit is niet het geval, de rekeningen waren niet als serie in het archief van het Gemeentebestuur terug te vinden, maar wel bij de Gemeenteontvanger. Kohieren kwamen in beide archieven voor, en het archief van het Gemeentebestuur bevat registers (manualen van inkomsten, kasboeken, journalen enz.) die in het archief van de Gemeenteontvanger thuishoren. Volgens de instructie van de Gemeenteontvanger van 1816 (Gemeentebestuur van Haarlem, 1813-1957, inv.nr. 2) moet hij alle stadsinkomsten invorderen en uitbetalen waartoe hij opdracht krijgt. Verder heeft hij (art. 9) het beheer en is verantwoordelijk voor de stedelijke financiën en de comptabiliteit en heeft toezicht op alle comptabele ambtenaren. In de instructie van 9 juni 1858 staat dat hij aansprakelijk is voor de gelden der gemeente (art. 1) en dat elke ontvangst en uitgaaf moet worden ingeschreven (art. 7). Uitgaande van deze instructies is er voor gekozen alle stukken van financiële aard die daadwerkelijke inning en uitbetaling betreffen, onder te brengen bij de Gemeenteontvanger.