Bij oprichting in 2002 kende de Directie Communicatie de volgende afdelingen:

 

- de afdeling Persvoorlichting;

 

Taken:

- het ontwikkelen van het departementale persvoorlichtingsbeleid en het leveren van een bijdrage aan het interdepartementale persvoorlichtingsbeleid;

- het ten behoeve van de beleidsontwikkeling beoordelen en signaleren van publicitaire aspecten van beleidsvoornemens en het adviseren van de bewindspersonen, de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal en de directeuren-generaal over de presentatie van beleid aan de pers;

- het adviseren van de bewindspersonen over hun contacten met de pers en hun externe optredens;

- het coördineren en uitvoeren van de persvoorlichting en de woordvoering en het organiseren en tot stand brengen van externe optredens en toespraken van de bewindspersonen, de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal en de directeuren-generaal;

- het waarborgen van een goede technische, organisatorische en sociale infrastructuur voor de communicatie met de pers;

- het leveren van bijdragen aan de internetsite van het ministerie, met name gericht op de nieuwsrubrieken.

 

- de afdeling Communicatie-advies;

 

Taken:

- het adviseren over en het ontwikkelen van communicatiestructuren;

- het adviseren van beleidsdirecties over de wijze waarop het beleid kan worden gecommuniceerd en hoe communicatie in het proces van beleidsvorming kan worden gebruikt;

- het systematisch onderzoeken van de beleving van thema's die betrekking hebben op het ministerie bij relevante doelgroepen en het monitoren van het effect van de communicatie-inspanningen in termen van logistiek en inhoudelijk bereik van de doelgroep;

- het opbouwen en onderhouden van een netwerk, zowel intern als extern;

- het begeleiden van de uitbesteding van de communicatieprojecten en het aansturen als projectmanager van de externe projectleiders die de uitbestede communicatieprojecten realiseren;

- het op de hoogte blijven van de ontwikkelingen op het terrein van de nieuwe media, het adviseren over de toepassing daarvan en het begeleiden van experimenten;

- het adviseren over de toepassing en de opzet van conferenties als communicatiemiddel en het aansturen van de organisatie daarvan;

- het adviseren van de bewindspersonen en de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal en de directeuren-generaal over het gebruik van het internet en intranet;

- het invullen van de secretaristaak voor de webraad (alleen 2002);

- het ontwikkelen, implementeren en bewaken van de kaders van de huisstijl en het uitvoeren van de huisstijl in communicatieprojecten;

- het inhoudelijk en logistiek beheren van de te ondernemen attenderingsactiviteiten (vanaf 2003).

 

- de afdeling Redactie;

 

Taken:

- het bewaken van een consistente vulling naar vorm en inhoud van het intranet en de internetsite van het ministerie;

- het zorgen voor een zo actueel, volledig en toegespitst mogelijke inhoudelijke invulling van de basisstructuur van het intranet en de internetsite van het ministerie;

- het inhoudelijk beheren van de internetsite van het ministerie;

- het schrijven van voorlichtingsteksten en het redigeren van door anderen aangeleverde teksten;

- het inhoudelijk en logistiek beheren van de folder- en brochurelijn;

- het inhoudelijk en logistiek beheren van de te ondernemen attenderingsactiviteiten (alleen 2002);

- het verzorgen van de eindredactie van de rubriek veelgestelde vragen op de internetsite van het ministerie (alleen 2002);

- het inhoudelijk beheren van het deel van het intranet dat gewijd is aan Communicatie, en het beheren van het intranet met betrekking tot de toepassing van de formule;

- het inhoudelijk en redactioneel beheren van het personeelsblad van het ministerie;

- het uitvoeren en bewaken van de huisstijl binnen de gestelde kaders.

 

- de afdeling Websystemen (tot 2005);

 

Taken:

- het vervullen van de rol van competentiecentrum van het ministerie op het terrein van web-gerelateerde onderwerpen door het leveren van een bijdrage aan de beleidsontwikkeling binnen het ministerie, met name waar het gaat om het inzetten van webtechnologie voor het realiseren van departementale beleidsdoelstellingen en het initiëren, stimuleren en faciliteren van de kennisopbouw en kennisdeling rond het thema webtechnologie binnen het ministerie;

- het initiëren en uitvoeren van web-gerelateerde projecten binnen het ministerie in het algemeen en binnen Communicatie in het bijzonder;

- het functioneel beheren van web-gerelateerde systemen voor Communicatie en - eventueel - andere organisatieonderdelen van het ministerie;

- het bevorderen van departementale standaarden voor webtechnologie binnen het ministerie;

- het zorgdragen voor de informatiebeveiliging van websystemen.

 

- de afdeling Publieksinformatie;

 

Taken:

- het verzorgen van de centrale intake en beantwoording van vragen gesteld via telefoon, e-mail en burgerbrieven op alle beleidsterreinen van het ministerie, met een directe koppeling naar de beleidsdirecties voor de beantwoording van specialistische vragen;

- het plaatsen van folderbestellingen en eenvoudige vragen bij de Postbus 51 Informatiedienst, het waar mogelijk inzetten van Interactieve Voice Response en van geautomatiseerde e-mail beantwoording;

- het monitoren en analyseren van vragen en vraagpatronen en het op basis hiervan verzorgen van managementrapportages ten behoeve van beleidsdirecties, overige afdelingen binnen Communicatie en de bewindspersonen;

- de afhandeling van brieven van burgers aan het ministerie en het uitoefenen van de regiefunctie op en het afhandelen van de gehele telefonische en e-mail informatievoorziening met betrekking tot vragen om informatie over en toelichting op het beleidsterrein van het gehele ministerie;

- de gehele technische- en inhoudelijke infrastructuur rond telefonische en e-mail informatievoorziening;

- het voortdurend monitoren van de kwaliteit en kwantiteit van de geleverde producten;

- het ontwikkelen van vragen en antwoorden ten behoeve van de internetsite van het ministerie;

- het onderhouden van contacten en het afstemmen met de beleidsdirecties ten behoeve van een effectieve en adequate vraagbeantwoording;

- het afstemmen van de voorlichting rond politiek actuele thema's met de afdeling Persvoorlichting;

- (vanaf 2003): het verzorgen van de eindredactie van de rubriek veelgestelde vragen op de internetsites van het ministerie.

 

- de afdeling Bibliotheek en Documentatie;

 

Taken:

- het beschikbaar stellen van, actief attenderen op en het bewaren van relevante documentaire informatiebronnen, inclusief die op het internet;

- het bevorderen en faciliteren van goede externe informatievoorzieningsprocessen door het beheren van uniforme metagegevens en het toegankelijk maken en beschikbaar stellen van interne documenten voor voorlichtingsdoelstellingen;

- het adviseren, ondersteunen en opleiden van medewerkers van het ministerie bij het effectief zoeken in externe documentaire informatiebronnen op internet;

- het op verzoek geven van informatie aan medewerkers van het ministerie over actuele beleidsaangelegenheden op het terrein van het ministerie;

- het inhoudelijk beheren van enkele systemen ten behoeve van de ontsluiting van de informatiebronnen;

- (vanaf 2005): het functioneel beheren van de departementale Websystemen, waaronder de Internetloketten en het publicatiegedeelte op Intranet;

- (vanaf 2005): het formuleren van het informatiebeleid van de directie en het bijdragen aan de informatiebeleidsontwikkeling binnen het ministerie;

 

- de afdeling Bedrijfsvoering (vanaf 2003 stafbureau Planning en Control).

 

Taken:

- alle interne bedrijfsvoeringsaangelegenheden van Communicatie met betrekking tot personeel, informatie, organisatie, financiën, algemene zaken en huisvesting;

- het ontwikkelen van het beleid ten aanzien van de bedrijfsvoeringsaangelegenheden;

- het adviseren van de directeur en de afdelingshoofden over alle aspecten van het beleid op het terrein van de bedrijfsvoeringsaangelegenheden;

- het uitvoeren en controleren van de bedrijfsvoeringsaangelegenheden;

- (vanaf 2003) het geven van sturing aan en coördinatie van het proces van planning en control binnen de directie;

- (vanaf 2003) het organiseren, interpreteren en analyseren van stuur- en beheersinformatie.

 

In 2009 werd de indeling van de Directie Communicatie flink veranderd en bleven er vier afdelingen over:

 

- de afdeling Woordvoering & Publiciteit;

 

Taken:

- het ontwikkelen van het departementale persvoorlichtingsbeleid en het leveren van een bijdrage aan het interdepartementale persvoorlichtingsbeleid;

- het ten behoeve van de beleidsontwikkeling beoordelen en signaleren van publicitaire aspecten van beleidsvoornemens en het adviseren van de bewindspersonen, de secretaris generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de directeuren-generaal en de directies over de presentatie van beleid aan de pers;

- het adviseren van de bewindspersonen over contacten met de pers en externe optredens;

- het coördineren en uitvoeren van de persvoorlichting en de woordvoering en het organiseren en tot stand brengen van externe optredens en toespraken van de bewindspersonen, de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal;

- het waarborgen van een goede technische, organisatorische en sociale infrastructuur voor de communicatie met de pers;

- het leveren van bijdragen aan de internetsites van het ministerie, met name gericht op de nieuwsrubrieken;

- (vanaf 2011) het registreren van de uitnodigingen van de bewindspersonen;

- (vanaf 2021) het opstellen en redigeren van toespraken, spreekpunten en redeneerlijnen voor de bewindspersonen en het redigeren van belangrijke stukken die door het ministerie worden gepubliceerd.

 

- de afdeling Strategie & Communicatieprojecten (vanaf 2011 de afdeling Communicatieadvies & Onderzoek, vanaf 2021 de afdeling Communicatieadvies, Mediamonitoring en Onderzoek); 

 

Taken:

- het strategisch adviseren over de inzet van communicatie aan bewindspersonen, de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de directeuren-generaal en beleidsdirecties in alle beleidsfases;

- het adviseren over de wijze waarop beleid kan landen in de samenleving;

- het beoordelen van beleidsvoornemens vanuit het oogpunt van de doelgroep, zoals stakeholders, professionals, burgers en jongeren;

- het adviseren over de samenhang van beleidscommunicatie richting de eerder genoemde doelgroep;

- het verankeren van communicatie in het beleid van het ministerie;

- het helpen van beleidsambtenaren bij de totstandkoming van communicatief beleid;

- het ontwikkelen van communicatiestrategieën;

- het ontwikkelen van de regie over de uit de communicatiestrategieën volgende communicatiemiddelen;

- het adviseren over de totstandkoming van de corporate communicatiestrategie;

- het begeleiden van de corporate communicatiestrategie;

- het vaststellen en bewaken van strategische doelen en uitgangspunten van de interne communicatie;

- het adviseren over de inzet van interne communicatie;

- (vanaf 2011) het onderzoeken van de corporate identiteit en de beleidsthema’s van het ministerie vanuit de communicatiediscipline;

- (vanaf 2011) het adviseren van de communicatieadviseurs en woordvoerders, beleidsdirecties en bewindspersonen op basis van de resultaten van het eerder genoemd onderzoek;

- (vanaf 2011) het vergaren, analyseren en duiden van omgevingskennis;

- (vanaf 2011) het verzorgen van de eindredactie en het coördineren van de samenstelling van het personeelsblad van het ministerie.

 

- de afdeling Onderzoek & Informatievoorziening (vanaf 2011 de afdeling Publiek en Informatie, vanaf 2021 de afdeling Creatie en Publieksinformatie);

 

Taken 2009-2020:

- het onderzoeken van de corporate identiteit, het imago, de beleidsthema’s en communicatieonderzoek vanuit de communicatiediscipline (tot 2011);

- het adviseren van de directie Communicatie, beleidsdirecties en bewindspersonen op basis van de onderzoeksresultaten (tot 2011);

- het vergaren, analyseren en duiden van omgevingskennis (tot 2011);

- het verzorgen van informatiemanagement en informatiebeleid ten behoeve van communicatie (tot 2011);

- het beantwoorden van burgerbrieven gericht aan bewindspersonen en het ministerie;

- het onderhouden van de liaisonfunctie met interdepartementaal georganiseerde diensten, zoals Postbus 51, Antwoordvoorbedrijven en Overheidscommunicatie Nieuwe Stijl;

- het opzetten en onderhouden van diverse internetsites en voeren van de eindredactie van de internetsites;

- het samenstellen, afstemmen en logistiek coördineren van brochures voor diverse doelgroepen;

- het beantwoorden van specialistische vragen die via de telefoon, per e-mail en de backoffice binnenkomen bij de Arbeidsinspectie, Postbus51 en Antwoordvoorbedrijven;

- het verzorgen van de eindredactie van het Intranet;

- het verzorgen van de nieuwsvoorziening op het Intranet;

- het verzorgen van de eindredactie en het coördineren van de samenstelling van het personeelsblad van het ministerie (tot 2011);

- (vanaf 2011) het publiceren van persberichten;

- (vanaf 2011) het publiceren van kamerstukken (tot 2017).

 

Taken vanaf 2021:

- het ontwikkelen en uitvoeren van een social media-, content- en beeldstrategie voor SZW;

- het adviseren en uitvoering geven alsmede het verzorgen van de redactie en het beheer van de SZW-kanalen;

- het verzorgen van de eindredactie en het coördineren van de samenstelling van het personeelsblad van het ministerie;

- het verzorgen van de eindredactie van de nieuwsvoorziening voor SZW op de homepage op het intranet;

- het onderhouden van het redactiestatuut;

- de behandeling van burgercorrespondentie inhoudende het voorbereiden van de conceptbeantwoording van persoonlijke brieven direct gericht aan de bewindspersonen en burgerbrieven gericht aan het ministerie;

- het onderhouden van de liaisonfunctie met interdepartementaal georganiseerde diensten zoals Rijksoverheid.nl en het Ondernemersplein.nl;

- in samenwerking met beleidsdirecties onderhouden van de SZW-dossiers op de sites;

- het vormen van de backoffice voor specialistische vragen die via de telefoon en per e-mail binnenkomen bij Informatie Rijksoverheid en daar niet beantwoord kunnen worden;

- het signaleren van beleidsonderwerpen ten behoeve van de beleidsdirecties, de afdelingen van de directie Communicatie en de bewindspersonen;

- het verzorgen van reactieve en proactieve webcare op SZW social media kanalen zoals Facebook, LinkedIn, Twitter en Instagram. Tevens het desgevraagd verzorgen van reactieve en proactieve webcare op de social mediakanalen van de bewindspersonen van SZW;

- het ontwikkelen van een strategie voor en het beheren en onderhouden van nieuwsszw.nl.

 

- de afdeling Stafbureau.

 

Taken:

- het adviseren en ondersteunen van de leiding bij het managen van de organisatie van de directie Communicatie, zoals op financieel gebied en personeel gebied;

- het bezien van de directiebrede consequenties;

- het directiebreed leveren van de geïntegreerde managementinformatie op het gebied van Personeel, Organisatie, Financieel en Huisvesting;

- het adviseren over en het monitoren van de organisatorische, financiële en personele consequenties van de interdepartementale ontwikkelingen in Voorlichtingsraad-verband;

- het monitoren van de implementatie van de taakstelling binnen de directie Communicatie.

 

Het hoofd van de afdeling Stafbureau is verantwoordelijk voor de Secretariaatsunit. Op de Secretariaatsunit worden de volgende taken verricht:

- het uitvoeren van de secretariaatstaken, zoals het agendabeheer, de postverwerking, het beantwoorden van de telefoon, het voorbereiden van vergaderingen, het archiveren en administreren van stukken, het notuleren, het coördineren van de huisvesting en het beheren van kantoorartikelen;

- het registreren van de uitnodigingen van de bewindspersonen (tot 2011);

- het publiceren van persberichten (tot 2011);

- het publiceren van kamerstukken (tot 2011).